CRM a medida, HubSpot u Odoo: cómo decidir sin equivocarte

Si tu equipo comercial trabaja con hojas de cálculo, WhatsApp y memoria, tarde o temprano alguien dice «necesitamos un CRM». La siguiente pregunta es más difícil: ¿pagamos HubSpot, montamos Odoo o lo hacemos a medida?

Desarrollamos CRM a medida, así que tenemos un interés evidente. Por eso empezamos por lo honesto: muchas empresas no lo necesitan. Esta guía te ayuda a ver en cuál de los dos grupos estás.

Las tres opciones resuelven lo mismo (clientes, oportunidades, tareas y seguimiento), pero se pagan y se adaptan de forma muy distinta.

• HubSpot. CRM en la nube, muy cómodo de usar y fuerte en marketing: emails, formularios, automatizaciones. Tiene versión gratuita para empezar. Se paga por usuario, y las funciones de automatización están en los planes caros.
• Odoo. Un ERP con módulo de CRM: ventas, facturación, inventario, compras y RR. HH. en el mismo sistema. Es más barato por usuario, pero casi siempre necesita un partner que lo configure.
• CRM a medida. Un sistema hecho para tu proceso. Se paga el desarrollo una vez y luego el hosting y el mantenimiento. No hay coste por usuario y el código es tuyo.

Estos son los precios de lista publicados por cada empresa en noviembre de 2026, con pago anual y sin IVA. Están redondeados: los dos fabricantes cambian sus tarifas a menudo, y el precio exacto depende del país y de la promoción del momento.

El precio por usuario parece pequeño hasta que lo multiplicas. Pongamos un equipo de 10 personas que usa el CRM a diario durante 3 años:

• HubSpot Sales Hub Professional: 10 usuarios × 90 € × 36 meses = 32.400 €, más unos 1.500 € de alta. Unos 34.000 € en licencias, sin contar el tiempo de configurarlo.
• Odoo Standard: 10 usuarios × unos 20–25 € × 36 meses = entre 7.200 y 9.000 € en licencias. Si necesitas Studio o conectar otro sistema por API, pasas al plan Custom y la cifra sube alrededor de un 50 %. Aparte va la implantación del partner.
• CRM a medida: un pago único por el desarrollo (un CRM sencillo, desde 2.500 € + IVA; uno con integraciones, más), más hosting y mantenimiento. Contratar a 5 personas más no cambia la factura.

La conclusión no es «a medida siempre sale más barato». Con 2 o 3 usuarios y un proceso sencillo, HubSpot gratis u Odoo Standard ganan de lejos. La conclusión es que la comparación hay que hacerla con tu número de usuarios y a varios años, no con el precio del primer mes.

HubSpot es una buena elección si:

• Tu venta sigue un embudo clásico: contacto, reunión, propuesta, cierre.
• El marketing por email y los formularios de captación son una parte importante de tu negocio.
• Sois pocos usuarios, o solo unos pocos necesitan las funciones de pago.
• Quieres empezar mañana, sin desarrollo, y aceptas trabajar como HubSpot propone.

Odoo encaja si:

• Además del CRM necesitas facturación, inventario o compras, y quieres todo en un solo sistema.
• Tienes muchos usuarios y el precio por usuario de HubSpot se dispara.
• Tienes un partner de confianza que lo implante y lo mantenga, o alguien en el equipo que sepa hacerlo.
• Tus procesos se parecen a los que Odoo trae de serie. Si no, cada adaptación es trabajo de un desarrollador.

Un CRM a medida merece la pena cuando se da una de estas situaciones:

• Tu proceso es tu ventaja. Talleres con citas y órdenes de trabajo, concesionarios con stock de vehículos, clínicas con historiales, logística con rutas. Si tu forma de trabajar no cabe en «contacto → oportunidad → cierre», un CRM estándar te obliga a trabajar peor.
• Necesitas conectar sistemas propios. Un ERP antiguo, una web de reservas, una centralita, una app para clientes. En los CRM estándar las integraciones suelen pedir el plan más caro o un conector de pago.
• Tienes muchos usuarios. Cuando el equipo crece, la licencia crece con él. Un sistema propio no cobra por silla.
• Quieres que los datos y el código sean tuyos. Sin depender de que un proveedor cambie precios o funciones.
• Ya estás pagando mucho por adaptar un CRM estándar. Si cada cambio en Odoo o HubSpot es un presupuesto de un partner, quizá estés construyendo un CRM a medida dentro de otro, y pagando por los dos.

Un ejemplo nuestro: para una red de talleres en Praga construimos DriveLab CRM, que gestiona clientes de varias sedes, citas, órdenes de servicio y analítica en un solo sistema. Para la red de concesionarios de Zeekr en Ucrania hicimos un DMS con 11 módulos: inventario de vehículos, posventa, recambios, CRM e integración con el ERP. Ninguno de los dos procesos cabía en un CRM estándar sin forzarlo.

Si reconoces tres o más, merece la pena hacer la cuenta:

• El equipo lleva una hoja de cálculo paralela «porque en el CRM no se puede».
• Pagas el plan caro por una sola función.
• Cada mes copias datos a mano entre el CRM y otro sistema.
• Los informes que necesitas no existen y los montas en Excel.
• Hay campos y etapas que nadie usa porque no reflejan cómo vendéis.
• La factura sube cada vez que contratas a alguien.

No siempre hay que elegir. Muchas empresas usan HubSpot para el marketing y un sistema propio para la operación: el lead entra por un formulario en HubSpot y pasa automáticamente al sistema donde se gestiona el servicio. O mantienen la facturación en Odoo y construyen a medida solo la parte que Odoo no resuelve.

Es una buena forma de empezar poco a poco: construyes lo que de verdad te diferencia y dejas lo estándar en manos de una herramienta estándar.

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